Переговорные комнаты: проектирование и оснащение

Сегодня переговорная комната является одной из основных составляющих любого офиса. Даже в небольших по площади офисных помещениях есть переговорная комната либо переговорная зона. В больших офисах и коворкингах оснащение помещения переговорными особенно актуально, поскольку все пространство делится на зоны индивидуальной и совместной работы. Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочего пространства, главный архитектор Space, рассказала, что нужно учитывать при проектировании и оборудовании переговорных комнат.

Наличие зон для совместной работы, к которым относятся переговорные, является важным фактором развития любой компании. Продуманное проектирование и техническое оснащение переговорной комнаты позволяет реализовать не просто помещение для пребывания 2 и более человек, а развивать форматы работы для совместной коммуникации и коллаборации.

Форматы переговорных комнат

После пандемии большие собрания от 30 человек в компаниях проводятся редко и чаще переводятся в онлайн формат. Поэтому в последнее время мы наблюдаем тенденцию ухода от больших переговорных к компактным на 2-4-6 человек, так как это основные форматы взаимодействия, встречающиеся в офисах.

Даже если есть запрос на проектирование большой переговорной, то он сопровождается необходимостью предусмотреть трансформацию помещения на более мелкие форматы. Малые переговорные важны с точки зрения командной работы, а также скорости обработки и передачи информации между сотрудниками.

• Переговорные зоны могут формироваться как отдельным помещением, так и комплексом помещений в случае трансформируемой переговорной. Отдельные переговорные комнаты чаще всего требуют определенного продуманного подхода к оборудованию и техническому оснащению.

• Также переговорная зона может располагаться в общем коридорном или атриумном пространстве, опенспейсе. В общей зоне переговорная может быть реализована с помощью мягких мебельных решений с высокими акустическими спинками, что улучшает звуковой комфорт в опенспейсах и больших кабинетах. Таким образом в приглушенной обстановке можно быстро провести переговоры один на один, не бронируя отдельную переговорную комнату. Такой формат взаимодействия ускоряет процессы.

• Все чаще переговорные зоны оборудуют в больших кофепоинтах и обеденных зонах. Такой формат актуален в крупных офисах и коворкингах, когда за чашкой кофе можно обсудить различные вопросы. Функция быстрой еды и напитков, совмещенная с переговорами, является неформальным, но продуктивным подходом к совместной работе.

Техническое оборудование переговорных комнат

Оснащение отдельных переговорных комнат имеет большое значение для презентаций, совместной работы и обсуждений. Поэтому их удобство зависит не только от качества оборудования и мебели, но и продуманного технического оснащения и функционального наполнения.

Ранее частым запросом в техническом оснащении больших переговорных было оборудование проекторами. Проекторы требуют затемнения помещения, для этого необходимо предусматривать шторы блэкаут, возможно даже с автоматизированными подъемными механизмами, все это требует дополнительного обслуживания. При этом в затемненном помещении собеседникам плохо видно друг друга, сложно записывать и фиксировать информацию, что в некоторой степени усложняет процесс.

В настоящее время наблюдается тенденция ухода от проекторов в пользу экранов и интерактивных досок. Такое оборудование более удобное и имеет больше возможностей. Например, на интерактивной доске помимо трансляции презентации можно писать, выводить информацию с внешних носителей и так далее.

Большое значение имеет оснащение видеосвязью, микрофонами, легкое подключение ноутбуков, телефонов к мультимедийным системам. Качество звукового оборудования и его расположение влияет на то, как будут слышать собеседники друг друга.

Для малых переговорных и зумрумов на 1-го человека, которые в большей степени используются для онлайн-звонков важно оснащение розетками, специальным светом для видеосвязи. 

Инженерные системы в переговорных комнатах

Чем больше переговорная, чем дольше ей пользуются, тем чище должен быть воздух и лучше его циркуляция. Поэтому большое внимание уделяется системам вентиляции и кондиционирования при проектировании переговорных комнат.

Микроклимат и воздухообмен в помещении переговорной влияет на самочувствие и ощущения сотрудников.  Особенно важно поддерживать уровень кислорода в помещениях, где проводятся длительные совещаниях с большим количеством участников. Например, одним из решений может быть установка датчиков содержания CO2 на системы воздухообмена. Система реагирует на повышенный уровень углекислого газа и увеличивает мощность систем вентиляции и кондиционирования, сохраняя комфортный микроклимат переговорной. 

Для комфортной работы переговорные должны быть адаптивны, в том числе и по освещению. При проектировании предусматривается сценарное освещение. Например, ориентация света и акцента на стол и общее заливающее освещение, когда ведется обсуждение и необходимо видеть собеседников и их реакцию, вести диалог. Также может быть приглушенное освещение для зрителей и акцентное на интерактивную доску и выступающего спикера. Еще одним вариантом может быть смешанное освещение. Реализовывается с помощью разного вида светильников либо управляемыми светильниками одного типа, позволяющим диммировать и перенаправлять источники света.

Акустика в переговорной комнате

Одним из немаловажных факторов, упитывающимся при проектировании переговорных является акустика. Чтобы не было звенящего эффекта, например, от стеклянных перегородок, используются подвесные потолочные и настенные акустические решения, которые улучшают звуковой комфорт в переговорной. Комфортная акустика важна не только при личных переговорах, но и при онлайн-встречах.

IT-решения для переговорных

Переговорные — это общие зоны, и доступ должен быть у всех сотрудников в равной степени. Внедрение системы бронирования регулирует и решает вопрос занятости помещения.  Например, система аналитики эффективности использования пространства и бронирования рабочих мест Hotdesk.ru позволяет не только составлять расписание использования переговорных, но также анализировать загруженность и наиболее востребованные форматы. Такой анализ помогает выявить наименее используемые переговорные, понять причины и трансформировать с учетом действительных потребностей сотрудников.

Что еще нужно продумывать при проектировании переговорных

Помимо различных технических нюансов, мебели и оборудования, необходимо задумываться об удобстве при будущей эксплуатации переговорной комнаты. Существуют нюансы, о которых может не знать заказчик.

Например, в зависимости от того насколько скрытой должна быть переговорная, необходимо предусмотреть смотровое окно или стеклянную дверь, полностью стеклянную перегородку. Делается это для понимания, свободно ли помещение, чтобы не прерывать процесс переговоров дерганием ручки. 

Еще на этапе проектирования предусматриваются интуитивные моменты, которые вписываются в логику рабочего ритма, позволяют сотрудникам в дальнейшем быстрее и эффективнее коммуницировать.  

Подробнее с услугой проектирования можно ознакомиться по ссылке