Система бронирования рабочих мест - зачем она нужна в офисе и какие задачи решает?

Пандемия 2020 года послужила мощным толчком к изменению рынка труда и сегменту оснащения офисных пространств. Внедрение гибридных графиков работы, совмещающих работу дома, в офисе или коворкинге привели к необходимости оптимизации офисных площадей - изменению планировочных решений и функциональных зон, а также появилась необходимость создания новых технологичных инструментов, которые позволяют управлять офисным пространством и бизнес-процессами внутри. Один из таких инструментов - системы бронирования.  О том, какие задачи помогает решать бизнесу система бронирования рабочих мест, рассказал Дмитрий Сазонов, руководитель проекта Hotdesk.ru.

Что такое система Hotdesk.ru? 

Hotdesk.ru - сервис, который позволяет организовать бронирование мест для работы в офисе - будь то рабочие места, переговорные комнаты, акустические кабины, zoom-комнаты или любые другие функциональные зоны. 

Чтобы начать пользоваться сервисом в офисе, не требуется докупать и подключать какое-то специальное оборудование и проводить ремонтные работы. Веб-сервис позволяет организовать доступ с любого компьютера или мобильного телефона.

Загрузка пространства в систему максимально проста: После регистрации компании у модератора появляется возможность загрузить карту офиса - планировочное решение. Если у компании нет готовой планировки, то наши архитеры помогают клиентам отрисовать планировку - мы переносим на план весь офис компании: рабочие места, зоны для групповой работы, зоны отдыха и все другие функциональные локации текущего офиса клиента.

После загрузки планировочного решения модератор расставляет метки: какие рабочие места будут входить в зону hotdesking, а какие рабочие места нужно закрепить за сотрудниками, какие локации будут пригодны для бронирования - например, переговорные, Zoom-комнаты, телефонные кабины и так далее. Например, в нашей компании мы создали метку для бронирования общего ноутбука, который бронируем для проведения онлайн-встреч или участия в онлайн-конференциях.

Также модератор заносит в систему отделы компании и сотрудников, создавая данные для входа.

В ходе использования сервис Hotdesk.ru формирует аналитические отчеты - позволяет получать разностороннюю статистику по офису: графики загрузки рабочих мест по сотрудникам и отделам, аналитику по использованию переговорных комнат и общих зон, а также под запрос компании можно подключить СКУД для получения дополнительной отчетности. 

Аналитические данные дают полную картину загруженности офиса и отражают эффективность использования офисного пространства. На основе полученного анализа клиент понимает, есть ли возможность организации зон с незакрепленными рабочими местами, требуется ли перепланировка помещения, либо компании необходимо переехать в новое помещение. 

Система бронирования автоматизирует процесс аналитики. Подробный анализ загруженности офиса помогает архитектурному отделу быстро и в реальном времени получить данные для анализа эффективности использования офиса. На основе полученных результатов в рамках услуги workplace strategy архитекторы предлагают варианты планировок, подходящие компании не только с точки зрения рассадки сотрудников в офисе, но и в соответствии с бизнес-процессами для более продуктивного взаимодействия между сотрудниками и отделами.

Какие задачи решает сервис бронирования рабочих мест Hotdesk.ru?  

Внедрение системы бронирования рабочих мест в компании позволяет решать задачи в нескольких плоскостях. Сервис Hotdesk.ru помогает просчитать экономику, повысить эффективность решения бизнес-задач, создать комфортное рабочее пространство для сотрудников. 

В чем польза сервиса Hotdesk.ru для бизнеса:

1. Позволяет перейти на гибридный формат работы, организовать зону незакрепленных рабочих мест в офисе. Возможно использование как для экономии собственных ресурсов, так и для получения дополнительного дохода.  
2. Проанализировать эффективность использования рабочего пространства и на основе полученных принимать решение о сокращении или расширении площадей.
3. Оптимизировать расходы на содержание офиса. На основе анализа системы провести реорганизацию офиса и оптимизацию офисного пространства.
4. Автоматизирует рутинные процессы и ускоряет процесс взаимодействия. Сотрудникам не требуется дополнительно созваниваться, списываться для организации рабочих встреч. Руководители могут коммуницировать со всем отделом сразу, что значительно экономит время. 

Сервис бронирования Hotdesk.ru возможно использовать как на этапе подбора нового помещения, так и в уже готовом офисе.

Комментарий архитектора:

Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочего пространства, главный архитектор Space

На российском рынке системы бронирования рабочих мест – относительно новый инструмент, который начал пользоваться особым спросом после пандемии. “Эффективный офис” сегодня предполагает не только классный дизайн и комфортные рабочие места, но и возможность выбирать формат работы - дома или в офисе, на рабочем месте, в переговорной или общей зоне.

И “эффективный офис” предполагает особую планировку и функциональное наполнение в зависимости от бизнес-процессов компании и режима работы сотрудников, а также технические возможности, чтобы организовать комфортное пребывание сотрудников в офисе - текущем или новом.

Внедрение системы бронирования в текущем офисе необходимо не только для автоматизации рабочих процессов и организации гибридного формата работы. Внедрение сервиса бронирования рабочих мест поможет компании оценить эффективность использования рабочего пространства. Графики загрузки рабочих мест и общих зон покажут реальные данные о том, какое количество времени сотрудники проводят на рабочих местах, в переговорных, зонах отдыха. На основе этих данных можно провести работы по эффективной организации рабочего пространство в текущем офисе. Как показывает практика, площадь офиса используется только на 60% и путем реорганизации пространства компания может сократить площадь и сэкономить на аренде, либо создать более комфортное рабочее пространство, которое поможет более эффективно решать бизнес-задачи. 

Эта аналитика поможет и в будущем - при поиске и аренде нового офиса. Аналитические данные системы бронирования помогут дизайнеру-архитектору разработать эффективные варианты планировочных решений в зависимости от реальных показателей использования, закрепленных и свободных рабочих мест, переговорных комнат и других функциональных зон офиса, сократив неэффективные площади.