Как организовать зону hotdesking в офисе?

Пандемия 2020 года оказала сильное влияние на использование офисных пространств. В условиях, когда люди научились работать в удаленном или гибридном формате, роль офиса претерпела изменение. И рабочий процесс перестал быть завязан на 8-часовом нахождении на рабочем месте. Спустя 2 года зоны хотдескинга, предполагающие шеринг рабочих мест, стали встречаться все чаще в проектах офисов компаний.  Иван Починщиков, управляющий партнер группы компаний IPG Россия, рассказал, как можно эффективнее использовать рабочее пространство, как с точки зрения построения бизнес процессов, так и с точки зрения экономии бюджета на аренду.

Hotdesking - не просто тренд, а инструмент оптимизации бизнес-процессов и сокращения расходов на офис 

Hotdesking представляет формат организации рабочей зоны, когда рабочие места не закрепляются за конкретными сотрудниками, а могут быть заняты любым из сотрудников, при этом как правило, на такие зоны внедряется система бронирования рабочих мест.

До пандемии 2020 года подобные рабочие места использовались в единичных компаниях и в основном для сотрудников, которые приезжают в командировку, работают в офисе всего несколько часов в день или приходят несколько раз в неделю. 

Сегодня же - спустя 2 года после пандемии - все больше компаний отдают предпочтение гибким офисам, коворкингам и внедряют зоны хотдескина с системами бронирования в своих офисах. В текущей ситуации, когда компании вынуждены сокращать затраты, формат организации зон hotdesking стал отличным решением для оптимизации расходов на содержание офисных помещений и их аренду, так как на 30-40% позволяет сократить объем арендуемых площадей. 

С внедрением комбинированных или удаленных графиков работы, востребованностью мягких навыков, компании все больше чаще выбирают гибкий подход к организации офисов, а не классическую рассадку с закрепленными местами. У сотрудников появляется возможность в течение дня работать в разных зонах - за рабочим столом или в общих зонах, обсуждать проекты в команде, проводить совещания в переговорных или zoom-комнатах/телефонных кабинах.

Как организовать зону hotdesking в офисе? 

Прежде чем поменять планировку офиса, важно изучить потребности ваших компаний и ваших бизнес-процессов - провести аудит эффективности использования офиса. Узнать насколько загружены рабочие места, переговорные комнаты, зоны для групповой работы и другие локации офиса. Как показывает практика, чаще всего офис используется не более чем на 60%.

Срок проведения анализа - от 1 месяца для получения рабочих данных. Проведение анализа возможно несколькими способами:

1. Собственными силами вручную вести учет использование различных зон и каждого рабочего места в офисе. Для такой работы обычно выделяется сотрудник, который каждый час в течение рабочего дня отмечает занятость рабочих мест и зон. Как правило, замеры производятся как минимум в течение 1 месяца. В дальнейшем анализируются результаты также вручную.
2. Второй вариант - установка на каждый рабочий стол и в каждую зону специальных датчиков, которые реагируют на движение и сводят данные в статистику. Но тут высока погрешность, поскольку датчик может некорректно считывать данные - на первом этапе потребуется проверка с помощью ручного анализа. Как правило, качественные датчики требует инвестиций. Дешевые варианты, как правило из Китая, дают высокую погрешность в данных.
3. Третий вариант - внедрение системы бронирования рабочих мест в текущий офис, которая будет собирать и анализировать брони сотрудников. В таком случае учитываются реальные бронирования сотрудников и их потребности. Основной фактор - важно внедрять системы бронирования и делать этот процесс обязательным.

И уже анализ использования офисных площадей станет основой для перепланировки вашего офиса.

Как мы внедряли hotdesking и Hotdesk.ru в бизнес процессы компании?

Понимая спрос со стороны клиентов на организацию гибких офисных пространств, мы в компании протестировали первые два варианта, но убедившись в их погрешности начали разрабатывать собственную систему бронирования - Hotdesk.ru.

Мы сразу внедрили систему Hotdesk.ru.в собственный офис и в наш коворкинг Case, мы начали тестировать ее и анализировать данные загруженности всех рабочих мест в офисе, переговорной комнаты и зон для групповой работы.

В итоге мы пришли к тому, что закрепили рабочие места за тремя отделами: бухгалтерия, HR PR и маркетинг, поскольку эти сотрудники пользовались рабочими местами практически все рабочее время, при этом для отделов требовались специальные программы, устанавливаемые на рабочие компьютеры и системы хранения при рабочих местах. Остальные же рабочие места стали использоваться по формату hotdesking: мы ввели систему “чистого рабочего стола”, установили локеры в офисе, и сотрудники начали бронировать рабочие места.

В итоге сейчас у нас только 30% в офисе - это закрепленные рабочие места, а остальные сотрудники пользуются бронированиями, что дает нам потенциал для роста штата компании в текущем офисе без увеличения площадей. А развиваться мы будем очень активно.

Преимущества Hotdesk.ru 

Опыт внедрения Hotdesk.ru в собственном офисе компании показал наилучшую результативность и возможность роста в рамках площади текущего офиса без финансовых вложений на поиск и обустройство нового помещения. 

Сегодня Hotdesk.ru позволяет:

• уменьшить площадь офиса и сократить аренду, при этом сохранить производительность и комфорт для сотрудников;
• использовать помещение более эффективно для лучшего взаимодействия отделов и коллег между собой;
• получать при необходимости дополнительный доход, сдавая рабочие места, переговорные, общие зоны в аренду через систему бронирования.

Hotdesk.ru, как экосистема сервисов, помогающая развитию бизнеса

Основная задача Hotdesk.ru не контроль сотрудников, которые приходят в офис, а возможность экономии площади офиса, который компания арендует. Система работает через удобное приложение, достаточно иметь доступ в интернет, и позволяет бронировать рабочие места, переговорные комнаты и места для групповой работы. Более того Hotdesk.ru можно использовать для оптимизации любого пространства, например, пользования парковочными местами без необходимости закреплять их индивидуально за работниками, что значительно экономит бюджет.

Помимо системы бронирования приложение позволяет сотрудникам взаимодействовать между собой: назначать встречи, решать рабочие вопросы, просто общаться. Это очень актуально для крупных компаний, занимающих большие площади, когда сотрудники находятся в разных помещениях, на разных этажах, в разных зданиях. Налаженная коммуникация напрямую влияет на эффективность бизнес-процессов и важна не только для взаимодействия коллег во всех направлениях - от руководства к исполнителям и наоборот, но и для выстраивания политики компании и командного духа.

Планы развития сервиса Hotdesk.ru

На текущий момент идет разработка возможности подключения “умного офиса” для экономии времени и удобства работы, с возможностью автоматизировать рутинные задачи, а также управлять офисной техникой удаленно.

В перспективе сервис будет также развиваться как единая экосистема, объединяющая все основные функции коммуникации внутри организации: информационные, аналитические, коммуникационные, организационные.